Beste Rechnungsverwaltungssoftware

Rechnungsmanagement-Software hilft Unternehmen, Rechnungsverarbeitungs-Workflows zu automatisieren, indem sie Daten aus empfangenen Rechnungen scannt und extrahiert, sie durch Genehmigungsprozesse leitet, sie mit Einkaufs- und Verkaufsaufträgen abgleicht und Zahlungen elektronisch überträgt, um Papierunterlagen und manuelle Dateneingaben zu eliminieren.

Kernfunktionen der Rechnungsmanagement-Software

Um in die Kategorie Rechnungsmanagement aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:

  • Rechnungen aus anderer Software oder durch Scannen und OCR abrufen
  • Rechnungsdateien zusammen mit Genehmigungs- und Zahlungshistorie speichern
  • Mehrere Rechnungen konsolidieren oder eine Rechnung in mehrere aufteilen
  • Standard-Genehmigungs-Workflows bereitstellen, die von Benutzern angepasst werden können
  • Rechnungen mit Einkaufs- und Verkaufsaufträgen sowie mit Zahlungen abgleichen
  • Mit Unternehmenskonten synchronisieren, um Zahlungen für genehmigte Rechnungen zu überweisen
  • Verschiedene Zahlungsarten wie Einzahlungen oder Teilzahlungen verfolgen
  • Mehrere Zahlungen auf eine Rechnung oder eine Zahlung auf mehrere Rechnungen anwenden
  • Fälligkeitstermine und verspätete Zahlungen für AR- und AP-Rechnungen überwachen

Häufige Anwendungsfälle für Rechnungsmanagement-Software

Buchhaltungs- und Finanzabteilungen nutzen Rechnungsmanagement-Software, um den gesamten Kreditoren-Workflow zu optimieren. Häufige Anwendungsfälle umfassen:

  • Automatisierung der Rechnungserfassung durch Scannen, OCR und Integrationen mit Lieferantensystemen
  • Leiten von Rechnungen durch anpassbare Genehmigungs-Workflows mit mobilem Zugriff für die Fernüberprüfung
  • Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Verwaltung von Teil- oder Mehrfachzahlungsverfolgung

Wie sich Rechnungsmanagement-Software von anderen Tools unterscheidet

Rechnungsmanagement-Software konzentriert sich auf die eingehende Verarbeitung und Genehmigung empfangener Rechnungen, während Abrechnungssoftware die ausgehende Erstellung und den Versand von Rechnungen an Kunden übernimmt. Viele Rechnungsmanagement-Tools integrieren sich auch mit oder bieten Funktionen von Beschaffungssoftware und Buchhaltungssoftware, um ein umfassendes Kreditorenmanagement zu unterstützen.

Einblicke von G2 zur Rechnungsmanagement-Software

Basierend auf Kategorietrends auf G2 stechen automatisierte Rechnungserfassung und anpassbare Genehmigungs-Workflows als die am meisten geschätzten Fähigkeiten hervor. Diese Plattformen bieten Reduzierungen der manuellen Bearbeitungszeit und verbesserte Sichtbarkeit des Zahlungsstatus als primäre Ergebnisse der Einführung.

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Beste Rechnungsverwaltungssoftware auf einen Blick

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Was ist Rechnungsmanagement-Software?

Rechnungsmanagement-Software ist verantwortlich für die Verarbeitung, Verwaltung und Bezahlung von Rechnungsdokumenten von Lieferanten und Anbietern. Diese Software hilft, die Prozesse der Extraktion von Rechnungsinformationen, der Überprüfung und Validierung der Informationen, der Genehmigung oder Verarbeitung von Zahlungen und der sicheren Speicherung aller relevanten Informationen entweder in der Cloud oder auf den Servern der Anbieter zu automatisieren. Es ist wichtig, dass diese Daten für Prüfungen, Compliance und Prognosen leicht zugänglich sind. Rechnungsmanagement-Software bietet manchmal Funktionen von Finanz- und Buchhaltungssoftware, einschließlich Abrechnung, Beschaffung, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) und Buchhaltungssoftware; die Integration mit diesen anderen Softwaretypen ist ebenfalls üblich.

Wichtige Vorteile der Rechnungsmanagement-Software

Warum Rechnungsmanagement-Software verwenden?

Schnellere RechnungsverarbeitungRechnungsmanagementsysteme können die Rechnungsverarbeitungszeiten beschleunigen, die Kosten der Kreditorenbuchhaltung senken und menschliche Fehler minimieren. Dies kann zu niedrigeren Kosten pro Rechnung, verbesserten Lieferantenbeziehungen und weniger Problemen bei Lieferantenzahlungen führen. Dies kann durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung erreicht werden, wie z.B. das Scannen oder E-Mailen von Rechnungen und das automatische Abgleichen von Bestellungen (POs) mit Rechnungen.

Schnellere Genehmigungen — Wenn eine Rechnung digitalisiert und einem vordefinierten Workflow hinzugefügt wird, kann die Rechnungsmanagement-Software bestätigen, welcher Manager die Befugnis hat, die Zahlung zu genehmigen. Dies reduziert die verschwendete Zeit durch Rechnungen, die an Vorgesetzte gesendet werden, die nicht befugt sind, sie zu genehmigen, und rationalisiert den Genehmigungsprozess.

Echtzeit-Berichterstattung — Ein weiterer Mehrwert der Rechnungsmanagement-Software ist die Fähigkeit für Manager, analytische Berichte zu erstellen und anzuzeigen, um weitere Einblicke in das Volumen der Rechnungen, deren Status und eventuelle Engpässe im Prozess zu erhalten. Diese Berichte können Teams Einblicke in überfällige Zahlungen, Produktivität, Lieferantenzahlungsverfolgung und prüfungsbezogene Informationen geben.

Schnelle PO-Abstimmung — Rechnungsmanagement-Technologie verfolgt fehlende Rechnungen, Quittungen, Versandaufträge usw., was es einfacher macht, mehrere Rechnungen, Gutschriften und Quittungen desselben Lieferanten abzugleichen. Diese Software kann auch betrügerische Rechnungen und falsche Preisangaben kennzeichnen.

Dokumentenerfassung und -speicherung — Diese Software ermöglicht es dem Benutzer manchmal, Rechnungen zu scannen, zu faxen oder zu fotografieren, um sie zu dokumentieren und zu speichern. Es ist hilfreich, alle Dokumente zu digitalisieren, bevor eine Verarbeitung stattfindet, um allen Beteiligten einen einfachen Zugang zu ermöglichen.

Sicherheit — Cloud-basierte Rechnungsmanagement-Software speichert alle Dokumente und Daten in der Cloud, sodass alles von überall aus zugänglich ist und Daten nicht verloren gehen oder verlegt werden. Der Benutzerzugriff ist anpassbar, sodass nur autorisierte Mitarbeiter vertrauliche Dokumente einsehen können.

Wer verwendet Rechnungsmanagement-Software?

Rechnungsmanagement-Software kann von jedem Mitarbeiter oder Team verwendet werden, das mit dem Empfang, der Genehmigung oder der Bezahlung von Rechnungen befasst ist. Diese Software kann auch von Teams verwendet werden, die mit den Artikeln oder Dienstleistungen in Verbindung stehen, auf die sich die Rechnungen beziehen. Die Teams, die diese Rechnung am meisten verwenden, sind unten aufgeführt.

Buchhaltungs-/Finanzabteilungen — Buchhaltungsabteilungen erhalten in der Regel Rechnungen und durchlaufen einen Genehmigungsprozess, der das Abgleichen der Rechnungsinformationen mit den richtigen Verkaufs- und Bestellaufträgen sowie die Zahlung umfasst. Rechnungsmanagement-Software unterstützt diesen Workflow, indem sie Rechnungen scannt, Daten analysiert und in das System importiert und Zahlungen elektronisch überträgt. Sie eliminiert auch die Notwendigkeit für Papierunterlagen, manuelle Dateneingabe und das Versenden von Schecks.

Beschaffung — Beschaffungsteams sind an der Beschaffung von Artikeln für ihr Unternehmen beteiligt und müssen daher an der Genehmigung von POs im Zusammenhang mit ihren Einkäufen beteiligt sein. Rechnungsmanagement-Software hilft, die Zeit und den Aufwand zu reduzieren, die für die Verwaltung von Aufgaben wie dem Empfang und Abgleichen von Bestellungen und Rechnungen, der Durchführung von Zahlungen und der Verbesserung der Beziehungen zu Anbietern aufgewendet werden.

Kreditorenbuchhaltungsteams — Manchmal Teil des Buchhaltungsteams, sind AP-Teams an der Verwaltung von Rechnungen und Finanztransaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten beteiligt. Diese Teams können mit großen Mengen an Rechnungen umgehen, und Rechnungsmanagement-Software kann ihnen nicht nur bei der Überwachung von AP-Verarbeitungsaktivitäten helfen, sondern auch bei der Reduzierung manueller Arbeit und der Vermeidung menschlicher Fehler.

Arten von Rechnungsmanagement-Software

Mobil — Mobile Rechnungsmanagement-Software ist eine Anwendung, die auf einem Smart-Gerät heruntergeladen und darauf zugegriffen werden kann. Sie gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, Daten unterwegs zuzugreifen und ermöglicht es Managern, Zahlungen zu überprüfen und zu genehmigen sowie verschiedene Berichte außerhalb der Arbeitszeiten und einer Büroumgebung zu erstellen.

Online (oder cloud-basiert) — Online-Software erfordert, dass Benutzer über die Website des Anbieters auf das Software-Dashboard zugreifen, um Informationen zu erhalten und die vom Anbieter angebotenen Funktionen zu nutzen. Diese Art von Schnittstelle ist gut für Unternehmen und Mitarbeiter, die leicht auf einen Computer mit Internet zugreifen können, um Daten hinzuzufügen oder zu bearbeiten, Zahlungen zu genehmigen oder abzulehnen und verschiedene Berichte zu erstellen.

Funktionen der Rechnungsmanagement-Software

Rechnungsmanagement-Software bietet zahlreiche Funktionen und Funktionen. Diese Systeme automatisieren die meisten unproduktiven und kostspieligen Schritte in der Rechnungsverarbeitung, was dazu beiträgt, Prozesse zu optimieren, die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter zu steigern und die Verarbeitungskosten zu senken. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Funktionen dieser Software aufgeführt.

Intelligente Erfassung und Digitalisierung von Rechnungseingängen — Benutzer nutzen Rechnungsmanagement-Software, um Rechnungen automatisch zu erfassen und zu digitalisieren. Die Software enthält auch Funktionen zum Herunterladen von E-Mails und Anhängen, während relevante Informationen wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern und Bestellnummern erfasst werden. Dieser Prozess reduziert den Papierkram und eliminiert die Aufgabe, Anhänge manuell herunterzuladen und Daten aus den Dokumenten zu extrahieren.

ZahlungsabwicklungMit Rechnungsplattformen ist die Verwaltung und Verarbeitung von Zahlungen einfacher geworden, da Organisationen die Möglichkeit haben, per Kreditkarte zu zahlen oder sich mit Online-Zahlungsplattformen zu integrieren. Rechnungssoftware verfügt in der Regel über Funktionen zur Handhabung mehrerer Sprachen, mehrerer Währungen und Steueranpassungen. Es gibt auch die Möglichkeit, Offline-Zahlungen zu verfolgen.

Berichtserstellung — Rechnungsmanagement-Software kann Berichte erstellen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Finanzen zu verfolgen und zu überwachen, welche Rechnungen derzeit ausstehen. Mitarbeiter können auch die Berichtserstellung automatisieren, sie als PDF-Dateien exportieren und per E-Mail teilen oder empfangen. Berichte werden erstellt und Daten analysiert, um relevante Einblicke aus den Rechnungsoperationen zu gewinnen, wie z.B. die Anzahl der ausstehenden Rechnungen, die durchschnittliche Zeit für einen Zahlungszyklus und wie viele Zahlungen verspätet sind.

Workflow-Management — Unternehmen nutzen Rechnungsmanagement-Software, um Rechnungen an die entsprechende Abteilung oder den entsprechenden Manager innerhalb eines Unternehmens zur Genehmigung oder Ablehnung weiterzuleiten oder zur weiteren Recherche zu kennzeichnen. Diese Software ermöglicht es Managern auch, einen Genehmigungs-Workflow zu erstellen, der elektronisch bestätigt, ob ein Manager die Befugnis hat, eine bestimmte Rechnung zu genehmigen. Wenn nicht, leitet der Workflow die Rechnung an einen höheren Vorgesetzten weiter.

Weitere Funktionen der Rechnungsmanagement-Software: Cashflow, ERP-Funktionen, KPI-Funktionen, Wiederkehrende Rechnungen und Vorlagen.

Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Rechnungsmanagement-Software

Es gibt eine Reihe von Softwarelösungen, die Buchhaltungsabteilungen zugutekommen und die auch mit Rechnungsmanagement-Software integriert werden oder ähnliche Funktionen bieten. Einige Beispiele für diese Softwarekategorien sind unten aufgeführt.

AbrechnungssoftwareUnternehmen verwenden Rechnungs- und Abrechnungssoftware, um Rechnungen an Kunden zu erstellen und zu senden, um Zahlungen für die Produkte und Dienstleistungen anzufordern, die sie liefern. Durch die Verwendung dieser Art von Software können Unternehmen die Zeit und den Aufwand reduzieren, die für die Verwaltung von Rechnungen erforderlich sind, und die Genauigkeit ihrer Abrechnungsprozesse verbessern.

BeschaffungssoftwareBeschaffungssoftware hilft Organisationen, ihre Einkaufsbemühungen zu automatisieren. Unternehmen können die meisten beschaffungsbezogenen Aktivitäten online abwickeln, einschließlich der Erstellung und Genehmigung von Bestellungen, der Auswahl und Bestellung von Produkten, des Empfangs und Abgleichs von Bestellungen und Rechnungen sowie der Durchführung von Zahlungen. Beschaffungsabteilungen nutzen Beschaffungsprodukte, um den Versand von Bestellungen für optimale Kapazität zu koordinieren oder um mit Lieferanten zu verhandeln, die um Aufträge konkurrieren.

BuchhaltungssoftwareBuchhaltungssoftware hilft Unternehmen, Finanzmanagementprozesse zu optimieren und zu automatisieren, um genaue Aufzeichnungen zu gewährleisten und die betriebliche Effizienz bei wiederkehrenden Prozessen wie Rechnungsstellung und Abstimmung zu erhöhen. Je nach Umfang des Produkts kann Buchhaltungssoftware Funktionen für die Lohnabrechnung, Rechnungsstellung, Abstimmung, Rechnungs- und Ausgabenmanagement sowie Finanzberichterstattung enthalten.